الاجتماع قد يكون مؤتمرا، ندوة، ورشة عمل، اجتماعا إداريا.. إلخ. لكل اجتماع طبيعته وتنظيمه واسلوب إدارته.
في المؤتمرات أو الندوات يكون في مقدمة فقراتها كما هو متبع كلمة افتتاحية للمسؤول أو للمدير أو لأحد المتخصصين في موضوع الاجتماع. الكلمة الافتتاحية الرسمية يتم التعامل معها من قبل الحضور في الغالب بصفتها خطابا تقليديا بروتوكوليا؛ ولهذا قد لا تحظى بالإنصات المطلوب.
قد تكون الكلمة الافتتاحية ذات طابع علمي يتفق مع موضوع الاجتماع أو المؤتمر ويقدمها أحد المختصين في هذا الموضوع وهنا يكون الانصات متوقفا على مهارة المتحدث في جذب انتباه الحضور للتفاعل معه، من الأساليب الحديثة المتبعة في هذا الشأن استخدام القصص والأمثلة الواقعية وطرح النكات المناسبة.
اجتماع العمل الإداري يختلف في تنظيمه ووقته وإدارته خاصة إذا كان سيصدر عنه قرارات أو توصيات. هنا تكون مهمة مدير الاجتماع الوصول إلى تلك القرارات أو التوصيات بمشاركة الجميع ليس في الانصات فقط؛ وإنما بالمشاركة بالرأي والمعلومة والتجارب. في هذا النوع من الاجتماعات لن يسمح مدير الاجتماع بإضاعة الوقت أو الأحاديث الجانبية ولكنه يتعامل معها برسالة غير مباشرة عن طريق توجيه سؤال (ما رأي زميلنا الأستاذ؟).
أدرك منظمو المؤتمرات والندوات أن الاطالة في الكلمات الخطابية مدعاة للملل، جاءت التقنية فساعدت في جذب الانتباه وإدارة الوقت وربما التقليل من الأحاديث الجانبية التي كانت تسببها الكلمات التقليدية المطولة. أما إذا كان المتحدث يجمع بين الثقافة ومهارات اتصال متميزة فإن الجمهور سيفضلون الاستماع إليه بدلا من العرض المرئي ولن يمارسوا الأحاديث الجانبية ولا يريدونه أن يتوقف.
لقد تطورت أساليب تنظيم الندوات والمؤتمرات والاجتماعات ولكل فاعلية تنظيم وإدارة يناسب طبيعتها وأهدافها وعدد المشاركين فيها وآلية الوصول إلى نتائجها.
هذا التطوير الجاذب يشمل الاجراءات الإدارية وجدول الجلسات أو ورش العمل في حالة المؤتمرات، ويشمل أوقات الاستراحة وتوفر الخدمات، ودعوة المتخصصين بهدف إثراء اللقاء في حالة اللقاءات العلمية. من عناصر الجذب وتعزيز التفاعل في بعض الاجتماعات أو المؤتمرات دعوة شخص من خارج المنظمة لإلقاء الكلمة الافتتاحية لكسر الروتين والخروج عن العلاقة الرسمية بين المتحدث والحضور لفتح مجال أوسع للمشاركة والمصارحة.