قبل الدخول في تفاصيل موعد تطبيق المرحلة الأولى للفوترة الإلكترونية (مرحلة الإصدار والحفظ إلكترونيًا) التي ستبدأ في الرابع من ديسمبر القادم من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، من المهم التطرق إلى منظومة الفوترة الإلكترونية، وهي إجراء يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادل الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة ومعالجتها بصيغة إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل.
ويُعد تطبيق الفوترة الإلكترونية إلزاميًا على جميع الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة وأي أطراف أخرى تصدر فواتير ضريبية نيابة عن الموردين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.
أكثر الأسئلة شيوعًا مع بدء تطبيق المرحلة الأولى هو: كيفية استعداد المعنيين الفني لتطبيق الفوترة الإلكترونية؟ والإجابة كما جاء في موقع الهيئة، من خلال تنفيذ المتطلبات الفنية من قبل مزودي الأنظمة الإلكترونية (مثل موردي أجهزة الكاشير) أو الفرق التقنية الداخلية للحلول المبنية داخلياً، وعليه قد يتواصل المكلفون مع مزود الخدمة الخاص بالأنظمة الإلكترونية للفوترة أو فرقهم التقنية الداخلية للحصول على حل متوافق مع المتطلبات الفنية؛ والتأكد من قابلية الحل على إصدار الفواتير بدءًا من 4 ديسمبر.
البيانات الصادرة عن الهيئة شددت على أهمية مسارعة جميع مكلفيها الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية، والاستعداد اللازم لتهيئة منشآتهم بمتطلبات المرحلة الأولى ومن ذلك: الالتزام بالتوقف التام عن استخدام الفواتير المكتوبة بخط اليد أو الفواتير المكتوبة بأجهزة الكمبيوتر عبر برامج تحرير النصوص أو برامج تحليل الأرقام، والتأكد من وجود حل تقني متوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية، إلى جانب التأكد من إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بكافة العناصر، ومنها رمز الاستجابة السريعة للفواتير الضريبية المبسطة، والرقم الضريبي للمشتري المسجل في ضريبة القيمة المضافة للفواتير الضريبية، إضافة إلى التأكد من تضمين عنوان الفاتورة وذلك حسب النوع المصدر. ومن باب تشجيع الهيئة وحثها للمكلفين على الامتثال وتحقيق متطلبات الفوترة الإلكترونية، فإن أبرز غرامات تطبيق المرحلة الأولى، تبدأ بإنذار المنشأة في حال مخالفة عدم كتابة رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمنشأة التي قامت بعملية الشراء بالفواتير الضريبية، أو مخالفة عدم إبلاغ الهيئة عن أي عطل يُعيق إصدار الفواتير الإلكترونية، أو مخالفة حذف أو تعديل الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها.
لكن المهم في مسألة المخالفات الوعي بأن جميع الغرامات ستُطبق وفقًا لنوع المخالفة وعدد مرات تكرارها، وأنصح جميع المنشآت بزيارة موقع الهيئة والاطلاع على الأدلة الاسترشادية؛ لأهميتها في فهم هذه المنظومة الجديدة.